„Derrick és Harry – civilben egy nagy szervezet CIO-ja és egy cég fejlesztési vezetője – több mint két éve vezetik az egyre népszerűbb, és ma már hűséges olvasótáborral bíró Derrick & Harry Blogot, amelyen elsősorban a projektmenedzsment gyakorlati kérdéseivel foglalkoznak. Fejér Gábor, az FHB Bank CIO-ja, és Tanács Lajos, az Alvicom Kft. fejlesztési igazgatója, társszerzőként jegyzett posztjaikban gyakran szembesítik az elméleti megközelítést a gyakorlati nehézségekkel, akárcsak az alábbiakban írásban, amelyben egy vasárnapi ebéd elkészítésének fázisain keresztül mutatják be: hányféleképpen lehet hibázni egy projektben. A Vasárnapi Ebéd Projekt természetesen szabadon behelyettesíthető.
Projektszemlélet: az elmélet szépsége és a valóság ridegsége
A projektszemlélet korunk egyik legsűrűbben emlegetett, körülrajongott, sztárolt, majd a valóságban leginkább hanyagolt és félresöpört fogalma. Rengetegen elmélkedtek már arról, miért fontos nagyvállalati informatikai rendszerek megvalósításánál a projekt orientált megközelítés. Remekbe szabott előadásokon, tréningeken vehetünk részt, ahol elméletben tökéletesre csiszolhatjuk projektmódszertani ismereteinket. Mégis, amikor visszatérünk cégünk rideg valóságába, valahogy sosem sikerül megvalósítani az elméletben oly szépen hangzó módszereket.Mi lehet ennek az oka? Miért csúszik hónapokat, éveket olyan sok projekt, egészen odáig a pontig, amikor nem is projektnek tűnik már, hanem valami befejezhetetlen, örökkévalóságig nyúló, újra és újra problémákat szülő katyvasznak?
Nem a módszertanok nem tökéletes alkalmazásán vérzünk el, nem a megfelelő trendi projektmenedzsment eszköz hiányán, általában el sem jutunk odáig, hogy ezekkel bíbelődjünk. Sokszor pont a lényeg hiányzik, az alapvető, közös akarat, hogy valami közösen meghatározott határidőre értelmes, működő, kerek egész informatikai rendszert hozzon össze a projektcsapat. Meg hogy legyen egyáltalán projektcsapat. Hogy mindenkinek világos legyen az elérendő cél. Ezek az alapjai annak, amit projektszemléletnek hívunk.
Különös, hogy olyan nehezen tudjuk rávenni magunkat, hogy projektorientáltan álljunk hozzá egy-egy rendszer megvalósításához, hiszen a mindennapjainkban is lépten-nyomon sikeres projektekbe ütközünk.
Ott van például a vasárnapi családi ebéd, amelyet sok család minden héten sikeresen megold anélkül, hogy módszertanokat alkalmazna, vagy projekttervet kovácsolna. Pedig kritikus a dolog határideje (vasárnap dél), korlátozottak az anyagi és humán erőforrások, és magasak a minőségi elvárások. Miért sikerül mégis? Mert az ebédnek meg kell lennie. Mert enni mindenkinek kell. Meg persze azért is, mert minden résztvevő hasonlóan nagyon akarja, hogy elkészüljön.
Játsszunk el most egy kicsit a gondolattal, és képzeljük el, hogyan is készülne egy vasárnapi ebéd, ha a cégeinknél alkalmazott “projektszemlélettel” közelítenénk meg a feladatot! Hát valahogy így…
A Vasárnapi Ebéd Projekt
8:30: A Vasárnapi Ebéd Projekt (VAEB) kick-off megbeszélése. A frissen kinevezett projektvezető, Anyu 30 perces prezentációban mutatja be a meghívott stakeholdereknek (Apu, Nagypapa, Nagymama, Petike, a kis Klári, Piri néni és Kálmán bácsi, valamint Blöki kutya) a projekt céljait és főbb mérföldköveit.A prezentáció nagy hangsúlyt fektet arra, hogy az aznapi ebéd 13 százalékkal több rostot és 27 százalékkal több ásványi anyagot fog tartalmazni, mint bármely másik korábban. A konkrét menüről nem esik szó, de a hallgatóság megtudja, hogy az ebéd a nyugati trendekhez illeszkedően fúziós elemeket fog tartalmazni, és minden korábbinál simulékonyabban fog az emésztőrendszerrel együttműködni.
Az ebéd megvalósítását Anyu igényfelmérési, tervezési, megvalósítási és tesztelési fázisokra osztja, majd meghirdeti az igényfelmérési workshop időpontját, ami 9:00-kor kezdődik. A hallgatóság kérdéseket nem tesz fel, csak Piri néni hallat egy epés megjegyzést: “A múltkor is bántottak a szelek! Minek annyi fűszer abba a levesbe?” A nagypapa elégedetten nyammog, Blöki kutya csendben nyáladzik.
9:00: A VAEB projekt igényfelmérési workshopja. Anyu egy mobil flipchartot állít fel a konyhában, sárga, rózsaszín és kék post-it cédulákat oszt ki, amelyekre a résztvevőknek (Apu, Nagypapa, Nagymama, Petike, a kis Klári, Piri néni és Kálmán bácsi, valamint Blöki kutya) az ebéddel kapcsolatos kiemelt igényeket, kockázatokat és várt eredményeket kell felírni. A jelen levők tétovázva irkálnak a lapokra, Petike csákót hajtogat a sajátjából, a kutya megeszi a papírjait, nagypapa elégedetten nyammog.
10:30: A tervek bemutatása. Anyu és Apu közös prezentációt tartanak, ahol bemutatják a tervezett menüt: marhahús leves, rozmaringos sült kacsa párolt káposztával és hagymás tört krumplival, végül pedig zserbó zárja a sort.
A tervezett ütemezés előkészítési fázisát teljesítettnek nyilvánítják, majd bemutatják a megvalósítási fázist, miszerint 10:45-re kész a leves, 11:45-re pedig megsül a kacsa és a zserbó tésztája, majd 12:00-ra az asztalon az ebéd. A Nagymama sopánkodik (“A mi időnkben azért nem ment ez ilyen gyorsan…”), a többiek elégedetten bólogatnak.
11:15: Projektstátusz megbeszélés. Anyu és Apu a tervek bemutatása óta eltelt idő nagy részét a státuszmegbeszélésre való készüléssel, prezentáció írásával töltötte. A projekt státuszon Anyu bemutatja, hogy bár nem minden tevékenység halad az eredeti terv szerint, a 12:00-ás ebédkezdés még mindig tartható, amennyiben a résztvevők elfogadják, hogy a kacsa és a zserbó EGYSZERRE sülnek a sütőben.
Már-már sikeresen lezárul a státuszmegbeszélés, amikor is a nagypapa megszólal, és kiderül, hogy az eddigi elégedett nyammogása csak azért volt, mert nem találta a műfogsorát, ami most meglett végre. Beszélni is kezd, és elpanaszolja, hogy neki nem elfogadható a kacsa, mert sem szétrágni, sem rendesen megemészteni nem tudja. Csirkét akar, vagy nem fogja átvenni az ebédet.
Parázs vita kerekedik, ahol felemlegetésre kerül a karácsonyi vacsorára készített odakozmált töltött káposzta, a nagypapa emésztési problémái, valamint a tavalyi nyaraláson elvesztett fényképezőgép is. A résztvevők végül megszavazzák a csirkét a kacsa helyett, amiről jegyzőkönyvet írnak.
11:55: Scope-csökkentő workshop. A megvalósítási előkészületek során kiderül, hogy a marhahús megzöldült a hűtőben, illetve a lisztet telepetézték a molyok, így Anyu és Apu közösen új javaslatot dolgoztak ki a projekt scope-jára vonatkozóan: a leves legyen egyszerűen csak zöldségleves, zserbó helyett pedig egyenek jégkrémet a mélyhűtőből, azt csak elő kell venni.
A javaslatokat a stakeholderek ismét felháborodással fogadják. Piri néni fintorog (“Ha én csináltam volna, már rég kész lenne, tudtam én, hogy ez lesz”), Petike nyavalyogni kezd (“Anyuanyuanyu mikorleszmárkészaebdééééd?”). Apu erre kivetít egy 560 soros projekttervet, amin az elmúlt másfél órában keményen dolgozott, és amiből pontosan látszik, hogy 13:00-ra készen lesz minden.
12:55: Projektstátusz megbeszélés. Anyu és Apu bemutatják az első projekteredményeket, a félig főtt levesből egy csészényit, a sütésre előkészített, befűszerezett, de még nyers csirkét és a megterített asztalt. A hallgatóság elégedetten tapsol, hiszen láthatólag pár lépésre vannak a céltól, a bemutató így remekül sikerül. Kálmán bácsit, aki szerint 5 perc alatt nem lehet egy csirkét megsütni, negatív hozzáállású huhogónak kiáltják ki.
13:10: Közjáték 1. Apu és Anyu rövid közleményt ad ki e-mailben, miszerint már csak pár perc, és kész az ebéd, a csúszás oka néhány előre nem látott technikai nehézség, amin azonban hamarosan úrrá lesznek.
13:25: Közjáték 2. Az éhségtől elkeseredett Petike nekilát Klárika radírjának elfogyasztásához, az ebédről semmi hír.
13:45: Projektkrízis megbeszélés. Anyu és Apu rövid prezentációban bejelentik, hogy a projektben további csúszás várható, amelynek okaként egyértelműen a csirke beszállítóját jelölik meg. Elmagyarázzák, hogy a csirke elvárt sütési idejét a beszerzési folyamat során egyértelműen 5 percben jelölték meg, amit a szállító meg is ígért. A szállító által adott ajánlat apró betűs részében szerepelt csak, hogy ez a sütési idő csak 8000 fokos atommáglyán teljesül, amit Anyuék nem vettek figyelembe, hiszen a kiírásban szerepelt a családi sütő maximális 250 Celsius-fokos teljesítménye.
A csirkét Anyu perrel fenyegeti, de az a fokozódó nyomás ellenére sem akar gyorsabban puhulni.
13:58: Közjáték 3. Klárika Blöki kutya segítségével háztartási kekszet lop a kamrából, amit az éhségtől szédelgő család pillanatokon belül elfogyaszt.
14:30: Projektstátusz megbeszélés. A státuszon Apu bemutatja, hogy a projekt lassan célba ér: a csirke szállítójával sikerült peren kívül megegyezni, a szerződésmódosítási tárgyalások vannak még hátra, amiket éppen most bonyolítanak. A hallgatóság rezignáltan hallgatja a beszámolót, és zsíroskenyérről fantáziálnak.
14:55: Közjáték 4. A szerződésmódosítási tárgyalások közben a sütőben felejtett csirke az elszenesedés jeleit kezdi mutatni. A családtagok ételt lopkodnak a hűtőből, amit Apu és Anyu észre sem vesznek a heves projektmunka miatt.
15:35: Projekt Irányító Bizottsági ülés. Anyu és Apu prezentációban mutatják be a projekt eddigi eredményeit és jelenlegi állását. Ismertetik a jelenlegi helyzetet, miszerint a projekt komoly eredményeket mutatott fel, hiszen a leves elkészült, és a későbbiekben újra felhasználható lesz, valamint a projekt scope-ját is sikerült tisztázni.
Javasolják, hogy az eddigi tevékenységet nevezzék első, előkészítő fázisnak, és egy második fázis során a csapat gondolja végig a főételre vonatkozó elvárásokat és célokat. A projekt folytatásához további erőforrásokat igényelnek, és javasolják a sokkal precízebb tervezést és előkészítést a főételre vonatkozóan. Felmerül a kérdés, hogy a levest nem lehetne-e legalább most megenni, dehogynem, mondják, csak közben kihűlt.
16:08: Első fázis, éles indulás. Anyu és Apu feltálalják az újramelegített, hús nélküli levest, amiben mostanra teljesen péppé főttek a zöldségek. Az elfogyasztásra csak Piri néni, Kálmán bácsi és a nagymama jönnek el, a többiek már háztartási keksszel és vajas kenyérrel teleették magukat. Anyu és Apu a leves elfogyasztása előtt bemutatják a második fázisra vonatkozó ütemezést, mely szerint megéri még várni egy kicsit, mert a következő iteráció végén nem csak egy csirke, hanem egy fácánsült és egy egész liba lesz a főétel májjal együtt, egy desszert helyett pedig hármat kapnak a résztvevők.
17:30: A második fázis terveit validáló workshop. Anyu és Apu workshopot tartanának a második fázisról, de mindenki lemondja a megbeszélést.
18:10: Az elmaradt workshop helyett tartott workshop. A résztvevők már le sem mondják a megbeszélést, csak nem jönnek el. Anyu és Apu jegyzőkönyvet vesznek fel, és a következő Projekt Irányító Bizottsági anyagon kezdenek dolgozni, ahol a projekt folytatása lesz a fő kérdés.
18:25: Apu és Anyu kiküldik a VAVA (Vasárnapi Vacsora) projekt kick-off megbeszélés meghívóit…”
Forrás:
A projektszemlélet buktatói, avagy hogyan nem lesz vasárnapi ebéd; Derrick&Harry; Bitport; 2014. február 12.
