„Számlaadatokat felvinni egy rendszerbe; emailben kapott információkat rögzíteni egy ERP-szoftverben; csatoltan érkezett állományokat lementeni a megfelelő mappába a megadott névkonvenció szerint; és a sort mindenki tudná folytatni a saját munkájából kiindulva.
Ezeken tud segíteni az RPA (robotic process automation, robotizált folyamatautomatizálás). Abban különbözik a hagyományos folyamatvezérlő szoftverektől, hogy kimondottan a manuális, és jellemzően több alkalmazást is érintő emberi tevékenységet utánozzák. Olyan feladatokat érdemes robotizálni, amelyeket gyakran, de egységes módon kell elvégezni, nem túl komplexek, nem igénylik a mögöttes folyamatok mély megértését, előre rögzített szabályok mentén zajlanak, viszont nem feladatkritikusak a szervezet számára.
Az ezt végző szoftverrobotok már itt vannak egy ideje, de a piac most áll robbanásszerű fejlődés előtt. A Grand View Research számításai szerint a globális RPA-piac a 2018-as 600 millió dollárról 2025-re közel 4 milliárd dollárra bővül, vagyis évente mintegy 30 százalékkal fog növekedni.
Egyszerű, de hasznos
Az RPA-ra használt szoftverrobotok egyik nagy előnye, hogy alkalmazásukhoz, üzembe állításukhoz nem kell különösebb informatikusi tudás. A botok viszonylag egyszerűen betaníthatók – jóformán csak meg kell mutatni nekik, hogy mit csináljanak, utána már maguktól végrehajtják a feladatot. Bármilyen eszközt is használnánk, annak képesnek kell lennie együttműködni a már meglévő rendszerekkel, akár a képernyő leolvasásával (screen scraping), akár API-kra alapozva.
Az egyszerűbb eszközök pusztán a beléjük táplált szabályrendszerek alapján működnek, míg a bonyolultabbak a gépi tanulás eszközeit igénybe véve folyamatosan fejleszthetik önmagukat, javíthatják hatékonyságukat. Az RPA egyszerűsége jórészt abban rejlik, hogy működése az informatikai rendszereknek csak a megjelenítési szintjét érinti, a mélyebben fekvő üzleti logikát vagy adatkapcsolati szinteket már nem. Másképp fogalmazva: nem csinálnak mást, mint egyik rendszerből kiolvassák a kért adatokat, és azokat egy másmilyen struktúrában átteszik egy másik rendszerbe.
Tessék választani!
Az RPA-eszközök már széles számtalan változatban, a legkülönfélébb igényekre szabva érhetők el a piacon. Magyar termék is van a választékban, az Abesse Albert nevű „automatizált mindenese”. Albert az RPA-funkcionalitáson túl tesztautomatizálásra és chatbotok fejlesztésére is használható. A világpiacon az alábbi három számít a legnépszerűbbnek.
Blue Prism: bármilyen platformon bármilyen alkalmazással működik, többféle környezetben is használható, gyors. Ugyanakkor viszonylag drága és használata igényel némi programozási ismeretet.
UiPath: Nyílt platform, amely az összes alapvető képességgel rendelkezik. Vidd-és-dobd módszerű használatához nem kell előzetes programozói tudás, kisebb csapatoknak és magánszemélyeknek pedig ingyenes verzió is rendelkezésre áll.
Automation Anywhere: felhőből is elérhető, kiváló lehet közepes és nagyobb cégeknek. Különösen biztonságos és felhasználóbarát.Amire jó
A jól kialakított és jól működő RPA-megoldás számos előnyt kínál a szervezetnek.
Költségmegtakarítás A munkaerő az egyik legköltségesebb erőforrás manapság, a szoftverrobotokkal pedig pont ezt lehet kiváltani. Persze, nem arról van szó, hogy a robotoknak köszönhetően ki lehet rúgni dolgozókat. Sokkal inkább arról, hogy nem kell unalmas, nem motiváló feladatok elvégzésére használni a jobb sorsra érdemes munkatársakat, hanem ők végre foglalkozhatnak olyan munkákkal, ahol szükség van az emberi intelligenciára.
Precizitás A robot nem fárad el, a robot nem ideges, nem nyomasztják az otthoni gondok, így aztán nem is hibázik. Az előírt feladatot mindig, minden egyes alkalommal a szabályok szerint hajtja végre, így folyamatosan hozni képes az elvárt magas minőséget. Soha nem tér el a szabályoktól, nem megy a maguk feje után, ami rendkívül előnyös lehet megfelelőségi (compliance) szempontból az erősen szabályozott iparágaknál.
Hatékonyságnövelés A robot nem csak napi nyolc órában dolgozik zokszó nélkül, hanem szükség esetén éjjel-nappal. Éppen mert nem fárad el, jóval gyorsabban is tud dolgozni, mint az ember. Egységnyi idő alatt több munka, hosszabb időn keresztül – az elvégezhető feladatok száma jelentősen megnő. Külön előny, hogy bizonyos feladatok elvégzése éjszakára is időzíthető, egyenletesebbé téve ezzel az informatikai infrastruktúra kihasználtságát.
Időhatékonyság Egy RPA-rendszer néhány hét vagy hónap alatt bevezethető, ha pedig a rendszer már működik, az új robotizált folyamatok alig néhány nap alatt kialakíthatók.
A különféle felmérések az eddigi tapasztalatok alapján azt mutatják, hogy a robotizált folyamatautomatizálás 40 százalékkal tudja csökkenteni a folyamatok átfutási idejét, a gyorsabb feldolgozásnak és a kevesebb hibajavításnak köszönhetően 80 százalékkal a folyamati költségeket. A megtérülés egy év alatt a McKinsey számításai szerint 30-200 százalék között lehet.
Amire figyelni kell
Persze az RPA sem fenékig tejfel, nem jó mindenre és mindenkinek – az EY szerint az elsődleges RPA-projektek 30-50 százaléka kudarcba fullad. Van néhány olyan szabály, amelyeket érdemes szem előtt tartani, hogy elkerüljük a lehetséges buktatókat.
Az egyik ilyen, hogy alaposan meg kell nézni, milyen folyamatot akarunk automatizálni. Ha egy nem kellőképpen hatékony folyamatot automatizálunk, akkor pont a hatékonyság hiányát fogjuk betonba önteni – vagyis először magát a folyamatot kell rendbe rakni, hogy jól leírható legyen szabályokkal, és ne legyen több a kivétel, mint a szabályos lefutás.
Szintén fontos, hogy – az új generációs üzleti szoftverekhez hasonlóan – az RPA-megoldások bevezetését is az üzleti területeknek, nem pedig az IT-nek kell vezetnie (bár az utóbbi együttműködése természetesen nélkülözhetetlen). Végső soron a szoftverrobotok az üzlet működését segítik, ezért az érdekelteknek kell meghatározni, hogy hol és milyen célra alkalmazzák a robotokat. Nyilván azt is tudni kell, hogy milyen üzleti célok elérésére akarják használni az RPA-t; abból nem lesz siker, ha csak azért vágnak bele, mert másoktól is ezt látják. Különösen fontos lehet, hogy az RPA-t ne önmagában alkalmazzák, hanem egy szélesebb körű digitalizációs átalakulás részeként.
Mindezeken túl, az RPA-rendszerekre talán még inkább igaz, mint más szoftverekre, hogy az éles üzembe állítás nem jelenti a munka végét. A szoftverrobotokat folyamatosan karban kell tartani, hiszen egyrészt maguk a folyamatok is változhatnak, másrészt az adatokat szolgáltató vagy azokat felhasználó alkalmazások sem maradnak változatlanok.”
Forrás:
Jönnek a szoftverrobotok; Schopp Attila; IT Business; 2020. február 1.
