„…Az utasítás hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztériumnál (a továbbiakban: minisztérium) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a minisztérium összes szervezeti egységére és ügyvitelben érintett foglalkoztatottjára, …
…3. A belső ügymenet elektronizálása
4. § (1) A minisztériumban keletkezett valamennyi iratot, nyomtatványt elektronikus formában kell előállítani, ha jogszabály vagy jelen utasítás eltérően nem rendelkezik.
(2) A minisztérium munkatársa az (1) bekezdés szerinti iratot – ha aláírni szükséges – elektronikus aláírással írja alá.
…
(3) A minisztérium valamennyi munkatársa számára minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást biztosít.
(4) A minisztériummal történő foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítése során a minisztérium munkatársa köteles – amennyiben azzal nem rendelkezik – kezdeményezni az elektronikus aláírás funkcióval rendelkező e-személyi igazolvány igénylését és a biztonságos kézbesítési szolgáltatásra alkalmas elektronikus tárhely (ügyfélkapu) létesítését, továbbá a minisztérium személyügyi feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységével foglalkoztatási
jogviszony létrejöttét követő 15 napon belül közölni a biztonságos kézbesítési szolgáltatásra alkalmas elektronikus elérhetőségét.(5) Ahol jogszabály vagy a Kormány döntése az Integrált Jogalkotási Rendszer (a továbbiakban: IJR) kötelező használatát írja elő, azon feladatoknak az IJR használatával kell eleget tenni.
(6) A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó közigazgatási hatósági ügyekkel összefüggésben annyiban végez kizárólag elektronikus ügyintézést, amennyiben az E-ügyintézési törvény, valamint az érintett közigazgatási hatósági eljárásokra vonatkozó jogszabályok rendelkezéseivel nem ellentétes.
5. § Ha az iratot elektronikus aláírással szükséges ellátni, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással történik
a) a Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 1/2020. (I. 9.) KKM utasítás 3. függelékében meghatározott, HR Scriptament rendszerben kezelt személyügyi tárgyú okiratok pénzügyi ellenjegyzése és a munkáltatói jogkör gyakorlója által történő kiadmányozása,
b) kötelezettségvállalás, teljesítésigazolás, utalványozás, érvényesítés, illetve pénzügyi ellenjegyzés aláírása,
c) minden olyan irat aláírása, ahol ezt jogszabály kötelezővé teszi.
6. § (1) Az utasítás hatálya alá tartozó kérelmeket, nyomtatványokat – a 4. § (1) és (2) bekezdésében foglaltakkal összhangban – elektronikusan kell előállítani és – ha aláírni szükséges – elektronikus aláírással kell ellátni.
(2) Az (1) bekezdés szerinti iratokban foglalt tények, adatok alátámasztását szolgáló, illetve jogszabály vagy közjogi szervezetszabályozó eszköz rendelkezése alapján az iratokhoz csatolandó egyéb – jelen utasítás hatálya alá tartozó – papíralapú iratokat (a továbbiakban együtt: alátámasztó irat)
a) az erre kialakított szakrendszeren keresztül vagy
b) az a) pont szerinti szakrendszer hiányában hiteles elektronikus másolatban szükséges kezelni…”
Forrás:
A külgazdasági és külügyminiszter 17/2021. (XII. 10.) KKM utasítása a Külgazdasági és Külügyminisztérium belső ügymenetének széles körű elektronikus intézéséről és ezzel összefüggésben egyes miniszteri utasítások módosításáról; Hivatalos Értesítő; 2021. évi 60. szám; 2021. december 10.; 5053-5073. o. (PDF)
