„IVSZ-IDSZSZ koncepció
Az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség felkérte a Stratis Kft-t, hogy készítsen szakmai anyagot „az elektronikus iratkezelés kulcsszerepe a kormányzati, önkormányzati működésben” témakörben. A koncepció haladó gondolkodású és véleményformáló közigazgatási, informatikai szakértőkkel folytatott interjúk alapján író-dott és az IDSZSZ tagcégeinek az Informatikai Vállalkozások Szövetségének véleményezése, kiegészítése alapján egészült ki, nyerte el jelenlegi formáját.Jelen, fenti felkérés alapján készült szakmai anyag célja, hogy a dokumentumban bemutatott gyakorlati problémák és elemzési eredmények alapján a kormányzati döntéshozók számára megvilágítsa az iratkezelés jelenlegi szabályozása módosításának szükségességét, és egyben az elvégzett szakmai elemzések keretében feltárt fejlesztési lehetőségek bemutatásával előzetesen elő is készítse ennek megújítását.
Az iratkezelés megújításának szükségességét a kormányzat a jó állam megvalósítására, azaz a közigazgatási szolgáltatások színvonalának és hatékonyságának növelésére, a bürokrácia csökkentésére és az állampolgárok elégedettségének javítására irányuló célkitűzései indokolják. A megfogalmazott célkitűzések elérésének egyik kulcseleme a közigazgatásban a korszerű kapcsolattartási és belső működési folyamatokat támogató hatékony iratkezelési rendszer megvalósítása. A megfogalmazott célok elérése érdekében jelen dokumentum kidolgozásának előkészítése az alábbi négy fázisban történt:
Helyzetfelmérés: Az iratkezelés jelenlegi szabályozásának és gyakorlatának felmérése, elsősorban az iratkezelésben érintett szereplőkkel és szakértőikkel folytatott interjúk alapján
Elemzés: A felmérés eredményeinek elemzése, és a jelen helyzet főbb problémáinak, hiányosságainak azonosítása
Koncepcióalkotás: Az iratkezelés megújítási irányainak azonosításához a középtávú közigazgatási jövőkép felvázolása
Fejlesztési lehetősége azonosítása: A jelen helyzet főbb problémái, hiányosságai, valamint a felvázolt jövőkép alapján az iratkezelés fejlesztési lehetőségeinek azonosításaA megfogalmazott célokkal, és az előzőekben röviden bemutatott, dokumentum elkészítéséhez alkalmazott megközelítésmóddal összhangban a dokumentum tartalma az alábbi főbb témakörökre terjed ki:
Az iratkezelési jelenlegi helyzetének elemzése: A dokumentum elkészítése során lefolytatott interjúk és elvégzett elemzések alapján az iratkezelés jelenlegi helyzetének elemzése, és az azonosított problémák, hiányosságok áttekintő jellegű bemutatása.
Közigazgatási jövőkép: A főbb kormányzati célkitűzésekből és a jelenlegi e-közigazgatási környezetből kiindulva a közigazgatási és az e-közigazgatási környezet iratkezelés megújítása szempontjából releváns magas szintű jövőképének bemutatása.
Iratkezelés megújításának lehetséges irányai: A felvázolt jövőkép alapján, elsősorban a közigazgatási szervekre vonatkozóan az iratkezelési szabályozása és rendszere megújítási lehetőségeinek rövid ismertetése.
Iratkezelési megújításából származó megtakarítási lehetőségek: Az iratkezelés szabályozásának megújítása és a korszerű iratkezelési megoldások elterjesztése által elérhető, számszerűsíthető megtakarítások bemutatása az önkormányzati szférára vonatkozóan.”
Forrás:
Az elektronikus iratkezelés kulcsszerepe a kormányzati, önkormányzati működésben, IVSZ-IDSZSZ koncepció, 2010. november 5. (pdf)
