„Egyre több vállalat fedezi fel magának a folyamatrobotizálásban (RPA-ban) rejlő lehetőségeket. Az ismerkedési fázisban azonban a szokásosnál is nagyobb figyelmet kell szentelni a jó gyakorlatok felkutatására és a gyakori hibák elkerülésére.
A folyamatrobotizálás lényegével és főbb előnyeivel már az is tisztában lehet, aki nem mélyedt el a témában. A technológia elsősorban arra szolgál, hogy hagyományos módon össze nem kapcsolatható alkalmazásokat, rendszereket kössön össze, például úgy, hogy két alkalmazás-képernyőről átmásolja az adatok egy részét egy harmadik képernyő megfelelő celláiba. Ilyen értelemben az RPA-megoldások leginkább emberi tevékenységet (mégpedig ismétlődő, ezért unalmasnak mondható emberi tevékenységet) váltanak ki. Ez a munkaerő pedig kiváltható, vagy nagyobb hozzáadott értéket jelentő feladatokra helyezhető át.
Előnyei is ebből következnek. Drága munkaerőt szabadít fel, miközben lassú és számos hibára lehetőséget adó folyamatokat gyorsít fel és tesz hibátlanná.
Két lábbal a földön állva
Ezzel együtt az RPA sem csodaszer, ahogy egyetlen infokommunikációs technológia sem az. Ha a kezdeti lelkesedés felpörög, elkezdenek burjánzani a szoftverrobotok a rendszerekben, miközben egyre kevesebben és egyre kevésbé tudják, hogy mit csinálnak. Ez pedig komoly gondokat okozhat, ha a robotok által használt forrásrendszereket frissítik. Könnyen előfordulhat, hogy ilyenkor a robotot is módosítani kell, ami nem lesz egyszerű, ha nincsen róluk naprakész katalógus.
Szerencsére a technológia elég régóta és széles körben használt ahhoz, hogy össze lehessen szedni pár jó gyakorlatot és elkerülendő hibát. Nézzük először, hogy mire érdemes figyelni, amikor a cég belevág az RPA-kalandba!
Tűzzünk ki reális célokat! Az RPA-val gyorsan el lehet érni látványos eredményeket, de a nagyszabású alkalmazása már egészen más tészta. Felmérések azt mutatják, hogy a vállalatoknak csak töredéke tudott 50 vagy annál több robotot munkába állítani. Bánjunk óvatosan a hangzatos ígéretekkel és ne keltsünk irreális elvárásokat a vezetőségben.
Nézzük meg az üzleti hatásokat! Az egyik nagy haszna az RPA-nak, hogy az élő munkaerő kiváltásával költségeket lehet megtakarítani. De itt is óvatosnak kell lenni: attól még nem lesz 30 százalékkal olcsóbb egy folyamat, mert 30 százalékkal gyorsabban fut le. Másrészt, az RPA-nak egyéb üzleti haszna is lehet, például a dolgozói vagy ügyfélélmény javításával, amikor chatbotok segítenek elintézni triviális ügyeket.
Vonjuk be az IT-t! A legtöbb RPA-implementáció az üzleti területek felől indul, ami érthető, hiszen ők ismerik a folyamatokat és tudják, hol lehetne automatizálni. Egy kicsit ügyesebb felhasználó akár maga is össze tud kattintani és üzembe tud állítani egy szoftverrobotot – amíg az IT meg nem tudja, és le nem fújja. Üzleti rendszerekről van szó, amelyekért végső soron az IT felel, így nem lehet őket kihagyni.
Így ne csináld!
Az RPA-körüli felhajtásban kevesebb szó esik arról, hogy számos projekt egyszerűen kudarcot vall. Ez ugyan más szoftverprojektekre is igaz lehet, ám egy új technológia esetén szükségtelen ellenérzést kelthet az egyébként jó megoldások iránt is. Mit tanulhatunk mások hibáiból, hogy a mi RPA-bevezetésünk sikeres legyen?
Ne csak a csavarhúzót válasszuk ki a szerszámosládából! Léteznek egyszerű folyamatautomatizálási lehetőségek, de egy nagyobb léptékű megvalósítás átfogó gondolkodást igényel. Sok esetben maga az RPA-eszköz csak egy a többféle technológia közül, amelyre szükség lesz az eredeti célok megvalósításához. Szövegfelismerő alkalmazások, hogy szabad szöveges dokumentumokból is ki tudjunk nyerni információt; chatbotok; integráció a levelezéssel – csak néhány a lehetséges kiegészítők közül.
Ne felejtsük el a tervezést! Számos RPA-implementáció olyannyira csak arra fókuszál, hogy a robotok a helyükre kerüljenek és működni kezdjenek, hogy egyből a szoftverkonfigurációval kezdenek, és elhanyagolják a szükséges tervezési fázist. Ennek ékes példája lehet, amikor a csapat több időt tölt annak megvitatásával, hogy melyik RPA-szoftvert használják, mint az automatizálandó folyamat kiválasztásával. A folyamatlépések tényleges összekapcsolásánál fontosabb lehet a működési modell elemzése, az elérendő állapot felvázolása vagy a meglévő kontrollpontok becsatolása. Hasonlóképpen nem szabad elfeledkezni a változáskezelésről: a kapcsolódó rendszerek, folyamatok átalakítása az RPA-ra is hatással lesz, és viszont.
Figyeljünk a karbantartásra! Sajnálatos módon a folyamatautomatizáló szoftverrobotok sem úgy működnek, hogy telepítés után már nem kell velük foglalkozni. Mint minden szoftver esetében, oda kell figyelni a frissítésekre, hibajavításokra, az integráció kérdéseire, nem beszélve arról, hogy folyamatosan hozzá kell őket igazítani a változó folyamatokhoz, amelyeket kiszolgálnak. Ennek megfelelően ugyanúgy menedzselni kell őket, mint bármilyen más vállalati szoftver, lehetőleg összhangban a vállalati infrastruktúra egyéb elemeivel.”
Forrás:
Folyamatautomatizálás fejfájás nélkül; Schopp Attila; IT Business; 2021. ápr. 2.
