Milyen előnyökkel jár a vezetők számára a beszerzési folyamatok digitalizálása?

„Adott beszerzési volumen felett minden beszerzési, illetve gazdasági vezető számára felmerülnek azok a nehézségek, amelyek az információk nem megfelelő formában és időben történő rendelkezésre állásából fakadnak. Hol tartanak a beszerzések, mikor lesz belőlük szerződés, teljesítés, számlázás, hogyan állnak a költségvetési keretek, kinél és miért akadt el egy ügy, hol vannak az eljárás anyagai stb. Ugye ismerősek ezek mindenkinek? Ezekre a kérdésekre gyors és megalapozott válaszok kellenek azért, hogy a szervezet működése kontrollált keretek között biztosított legyen.

A beszerzések digitalizációjával kapcsolatban született egy tanulmány, melyben a szerző konkrét példákon keresztül ismerteti, hogy egy beszerzést támogató rendszer milyen előnyöket nyújt. A back-office tevékenységek többsége az elmúlt időszakban átesett a digitalizáción (pl. HR, iratkezelés, pénzügy), a beszerzési területen azonban kevés jó gyakorlat figyelhető meg. Domináns a hagyományos papír alapú jóváhagyás, az e-mailekkel történő kommunikáció és a különféle, rendezetlen módon tárolt elektronikus állományok. A szerző röviden ismerteti a CPS (Clarity Procurement System) beszerzés támogató szoftvert, amely a fentebb említett problémákra fókuszál. A szoftver rendelkezik „gyárilag” előkészített folyamatokkal és funkcionalitással a beszerzések különböző tevékenységeinek kezelésére, azok lebonyolítására, és egyúttal olyan platformon került kialakításra, amely a gyors testreszabást, vagy akár további ügyviteli folyamatok leképezését is lehetővé teszi, annak érdekében, hogy a szervezet belső működési igényeihez igazodjon.

A gyártó bevezetési tapasztalatai szerint egy ilyen eszköz főként az alábbiakban nyújt támogatást:
• megszűnnek a formanyomtatványok hiányos kitöltéséből fakadó iterációk, hatékonyabbá válik a folyamat,
• a beépített ellenőrzési funkcióknak köszönhetően minden szükséges csatolmány rendelkezésre áll a jóváhagyásokhoz,
• garantált a folyamatok szabályszerű lefutása,
• megszűnik az iratok utaztatása, nincs ebből eredő időveszteség,
• nyomon követhető, hogy hol tart a folyamat,
• gyorsan, egyszerűen rendelkezésre áll minden lényeges beszerzési információ a vezetői kontrollhoz, döntésekhez.
A CPS alkalmazás a tervtől az igénykezelésen és az eljárás lebonyolításon keresztül a szerződések kezeléséig négy modulban átfogóan támogatja a (köz)beszerzési tevékenységeket. A rendszer workflow alapú, low-coding platformon került kialakításra.

Hogyan működik a gyakorlatban ennek az eszköznek a bevezetése?

A megrendelői elvárások a termék kész funkciói, illetve a rendszerben felépített közbeszerzési folyamatok alapján gyorsan felmérhetők, azok a meglévő rendszer dokumentációkban hamar átvezethetők, a platform adottságaival pedig rövid idő alatt a bevezetés is végrehajtható. Összeségében 4-6 hét alatt telepítésre átadható egy-egy modul.

A tanulmány megemlít egy olyan Forrester elemzést (Prescriptive Low-Code: The New Quest To Marry The Best Of Packaged And Custom Apps), amely az ún. prescriptive low-code platformon létrehozott alkalmazások előnyeiről szól. Ezek a CPS-hez hasonlóan olyan szoftveres megoldások, amelyek ötvözik a dobozos termék és a low-code előnyeit. Lényege, hogy a low-code alapon előkészített, kész funkcionalitásokkal, alkalmazás blokkokkal, sémákkal rendelkező termékek testreszabása és bevezetése lényegesen gyorsabb tud lenni, mint a hagyományos szoftverek esetében.”

Forrás:
Így gyorsítjuk meg digitálisan a beszerzéseket; Clarity Consulting Kft.; 2023 (PDF)
Az ismertetés első része: Digitalizáció a beszerzéseknél; eGov Hírlevél; 2023. június 11.