„Az elektronikus ügyintézésről szóló törvény 2018. január 1-jei hatályba lépését követően az állami és önkormányzati szervek napjainkban egymás után, tömegesen állnak át az elektronikus kapcsolattartásra. Egy, a Fővárosi Önkormányzatnál 2018. szeptemberében végzett felmérés eredményeképpen bizonyíthatóan kijelenthető, hogy 2018. nyarán a hivatalban fontos digitális áttörés történt – augusztus vége óta ugyanis az elektronikus dokumentum-forgalom már mind a bejövő, mind a kimenő könyvelt küldemények esetében meghaladta a hagyományos postai küldemények arányát. Mindennek várhatóan rövid időn belül mérhető, jelentős társadalmi és gazdasági hatásai lesznek.
Budapest Főváros Főpolgármesteri Hivatalánál 2018. év eleje óta folyamatosan csökken a papír alapú könyvelt postai küldemények száma – a januári 1725-ről szeptemberre 1127 db-ra (-35%) –, miközben meredeken nő az elektronikus küldemények aránya. A bejövő elektronikus küldemények száma 2018. január és szeptember között 948-ról 3029 db-ra változott (+220%), a kimenő küldemények száma 2018. január óta a 13 db-ról mostanra 1782-re. Ez közel 140-szeres (!) növekedés – igaz, egy nagyon alacsony bázisról.
Forrás: Budapest Főváros Főpolgármesteri Hivatala, 2018. 09.28. (a kép nagyítható)
A Főváros adatközlésének jelentőségét tehát az adja, hogy immáron empirikusan is igazolható, a közigazgatás 2018 folyamán szép csendben átáll az elektronikus formában is hiteles kapcsolattartásra, illetve ügyintézésre – mind ügyfelei, mind pedig a többi közigazgatási (együttműködő) szerv tekintetében.
Még sokan nem értik – a közigazgatási szakemberek is kétkednek -, ennek a cikknek a szerzői azonban meg vannak győződve arról, hogy a magyar közigazgatás fejlődéstörténetében a 2018-as év jelenti azt a fordulópontot, amelyhez elérve a közigazgatásban is megtörténhet a „digitális átállás.” Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (e-ügyintézési törvény) kiemelt jelentőséggel és joghatással bíró passzusainak 2018. január 1-jei hatályba lépését követően ezekben a hónapokban az állami és önkormányzati intézmények ugyanis egymás után, tömegesen állnak át az elektronikus kapcsolattartásra.
Azt mondhatnánk, hogy ebben nincs semmi újdonság, hiszen az elektronikus megoldások lassan két évtizede a közigazgatási mindennapoknak is szerves részét képezik. A tisztviselők ugyanúgy monitorok előtt ülve intézik ügyeinket, mint a bankok vagy a biztosítók munkatársai. Az is megszokott dolog, hogy a közigazgatási szervek ugyanúgy működtetnek internetes weboldalakat, továbbá fogadnak elektronikus megkereséseket, mint az üzleti szektorban működő gazdálkodó szervezetek. Más kérdés, hogy ha biztosra akartunk menni, akkor azért papír alapon is leképeztük ügyeinket, mert mostanáig egyáltalán nem volt biztos, hogy egy e-mailnek vagy egy honlapra történő feltöltésnek milyen következményei lesznek az eljárásainkban.
Ez a bizonytalanság a formátumok és hitelesség különböző szintjei körül a közigazgatási ügyek megkettőződéséhez vezetett. Az eljáró hatóságoknál az akták mostanáig egyidejűleg léteztek elektronikus formában és papír alapon. Egy ilyen „duális” vagy „hibrid” közigazgatás azonban több szempontból sem fenntartható. A papír alapú és az elektronikus dokumentumok között folyamatosan ismétlődő transzformációk (nyomtatás, szkennelés) gyakori hibalehetőségeket rejtenek magukban. Emellett a párhuzamosan leképezett iratkezelési folyamatok, illetve a minduntalan duplikálódó dokumentumok kezelése több erőforrást igényel a közigazgatástól: ügyintézési időben, ügykezelést végző személyzetben, irattári kapacitásokban, nem utolsó sorban intézményi költségvetésben.
Mi változott akkor? Röviden: a hitelességhez, ezáltal pedig az elektronikus kapcsolattartáshoz fűződő jogkövetkezmények. Egy 2016 nyarától alkalmazandó európai uniós rendelet (eIDAS) értelmében ahhoz, hogy az elektronikusan benyújtott kérelmünknek közvetlen jogkövetkezményei legyenek, bizonyos személyhitelesítési (azonosítás) és dokumentumhitelesítési (e-aláírás) követelményeknek meg kell felelnie. Egy egyszerű e-mail ezeknek az elvárásoknak nem felel meg, a kormányzat ezért 2017. december 31-ig jelentősen kiszélesítette a Magyarország.hu szolgáltatásait.
Az e-ügyintézési törvény értelmében 2018. január 1-től mintegy 850 ezer gazdálkodó szervezet kötelező módon, elektronikus formában – ún. Cégkapun vagy Ügyfélkapun keresztül – tart kapcsolatot az állammal és a helyi önkormányzatokkal. A törvény értelmében a polgároknak ráadásul minden ügyben törvényes joga lett az elektronikus kapcsolattartás. Mindez nagy kihívást jelent(ett) az elektronikus ügyintézést biztosító szervek számára (cca. 4500 szervezettel), akik tehát ezekben a hónapokban jelentős erőfeszítéseket tesznek ügyintézési és ügykezelési folyamataik teljes elektronikus leképezésére.
A jelenség nem új keletű. Az információs társadalom megvalósulását az egyes nemzetgazdasági ágazatok digitális transzformációja kíséri. A precíziós mezőgazdaság térhódításával napjainkban is megállíthatatlanul alakul át az agrárium, a robot technológia terjedésével az ipar és a szolgáltató szektor (ld. Ipar 4.0). A hazai televíziózás történetében például 11 évvel ezelőtt kezdődött a legújabb digitális technológiákra való átállás. A Kormány 2007 márciusában elfogadta a Digitális Átállási Stratégiát, majd – hat évvel később – 2013. október 31-én 12.30-kor megtörtént az országos analóg földfelszíni televíziós sugárzás teljes lekapcsolása. A tető- vagy szobaantennával fogható analóg földfelszíni televíziózás helyébe ekkortól a digitális földfelszíni műsorszórás lépett.
Nyilvánvalóan nem lehet kivétel az állami és az önkormányzati igazgatás sem. Ezért is érdekesek a Budapest Főváros Főpolgármesteri Hivatala és az eGov Tanácsadó Kft. által egy e-ügyintézési audit projektben összegyűjtött legfrissebb adatok. Ezek szerint a Fővárosnál előbb 2018. június 30-ig a bejövő könyvelt küldemények esetében mérték, hogy a Hivatali kapun keresztül fogadott dokumentumok meghaladják a hagyományos postai küldemények havi számát, majd 2018. augusztus 31-ig már a kimenő könyvelt (ajánlott, tértivevényes) küldemények esetében is az látható, hogy a Hivatali kapun keresztül kiküldött iratok száma meghaladja a postai küldemények számát.
Ezek nagyon lényeges változások napjainkban, melyeknek drámai gazdasági és társadalmi hatásai lehetnek. Az állami tulajdonú Magyar Posta Zrt. vonatkozásában például egyáltalán nem elhanyagolható negatív gazdasági hatásként kell értékelni, hogy 4500 intézmény esetében 1-2 éven belül több száz ezres levélforgalom tűnik majd el az elektronikus ügyintézési térben. Az is kizárható, hogy ennek ne legyenek a levélkézbesítőkre (átképzésükre, elbocsátásukra) kiható következményei. Mindenképpen pozitív hatásként értékelhető ugyanakkor egy jelentős idő- és költségmegtakarítás, amely ráadásul két oldalon – az ügyfeleknél és a költségvetési szerveknél egyaránt – jelentkezni fog a következő években. Az további kutatást és mérést igényel, hogy az így megtakarított papírmennyiség Magyarországon hány lombos fa életét menti meg, illetőleg mennyivel javítja a közigazgatás karbon-emissziós mérlegét.
A tendencia tehát már látszik és összességében pozitív. Nagy kérdés, hogy ezek a változások mennyire konzekvensen mennek végbe az e-ügyintézési törvényben kötelezett többi szervezetnél – figyelemmel arra is, hogy a jogszabály végrehajtásában országosan máris lényeges különbségek tapasztalhatók.
Ennek kapcsán szükségesnek érezzük, hogy rámutassunk egy másik gyakorlati összefüggésre is. A Hivatali Kapura bejövő elektronikus iratok száma ugyanis alapvetően az ügyfélkör és az együttműködő szervek tájékozottságának függvénye. Erre az elektronikus ügyintézésre kötelezett szerveknek a saját tájékoztatóin, illetve e-ügyintézési felületein keresztül van ráhatása. Ellenben a Hivatali Kapuról kimenő elektronikus iratok számának növekedése mögött a szervezet felkészültsége – a szervezeti állomány következetes oktatása, egy tudatos IT stratégia megvalósítása, folyamatszervezés és a rendszerek összehangolása – áll. A valódi digitális átállás feltételezi, hogy ne csupán a szervek külső (ügyfelekkel és egymással) folytatott kapcsolatát, hanem azok belső folyamataiban is megvalósuljon. Ezek azok a faktorok, amelynek eredményeképpen digitális áttörésről beszélhetünk egy szervezetben. A digitális áttörés kulcsa, hogy a rendszerfejlesztésnek és a szervezetfejlesztésnek egymással szinkronban kell megtörténnie.
A fentiek miatt a közigazgatás digitális átállása mindenképpen egy hosszabb folyamat lesz, amely az év végéig nem valósulhat meg. Addig is azonban a Főváros az elektronikus ügyintézés területén olyan jó példával jár elől, amit az átalakulási folyamat megértése és kiszélesítése érdekében minden érintettnek figyelni és követni érdemes.”
Forrás:
eGov Tanácsadó Kft.; 2018. október 1.
