„A tanulmány a back-office tevékenységek elmúlt évtizedekben végbemenő digitalizációjával kapcsolatban felhívja arra a figyelmet, hogy a közszférában a beszerzési területen kevés jó gyakorlat figyelhető meg. Még mindig leginkább a hagyományos eszközök jellemzőek: papír alapú jóváhagyás, e-mailek és különféle elektronikus állományok. Pedig léteznek már erre specializálódott szoftveres megoldások, és adott az a szakmai tudás is, amely szükséges ahhoz, hogy a belső működési folyamatokhoz illeszkedő rendszerek legyenek szélesebb körben használatban.
A költségvetés (és így a megszorítások is) szoros kapcsolatban vannak a beszerzésekkel: a szervezet gazdálkodásának központi eleme a tervezhetőség, a hatékonyság, a kiadások kontrollálása, ennek pedig része a beszerzések tervezhetősége, hatékonysága és kontrollja is. A tanulmány megállapítja, hogy ezek biztosításához nem elegendő a tevékenységeket pénzügyi oldalról ellenőrzés alatt tartani és az ehhez szükséges informatikai támogatást megadni, hanem ugyanilyen fontos, hogy a beszerzési szempontok is érvényre jussanak. A gazdasági és beszerzési vezetők számára kulcskérdés, hogy
- a beszerzések nyomon követhetők legyenek,
- legyen lehetőség terv/tény elemzésekre,
- közbeszerzési környezetben az egybeszámítási szabályok vizsgálata megfelelően elvégezhető legyen,
- gyorsabb legyen a döntéshozatal,
- a működés megfeleljen a külső és belső szabályozóknak,
- ne legyenek felesleges iterációk a folyamatokban.
A beszerzési terület igényei informatikailag természetesen többféle módon kiszolgálhatók. A tanulmány megállapításai szerint azonban a legjobb eredmények a kész (dobozos) termék vásárlásával és szükség szerinti testreszabásával érhetők el az egyedi fejlesztés helyett, hiszen számottevő mértékben csökkenthető egy ilyen bevezetés esetén az erőforrás- és időigény.
A tanulmány ismerteti a Forrester „Prescriptive Low-Code: The New Quest To Marry The Best Of Packaged And Custom Apps” elemzését, amely az úgynevezett prescriptive low-code platformon létrehozott alkalmazások előnyeiről szól. Ezek olyan szoftveres megoldások, amelyek ötvözik a dobozos termék és a low-code előnyeit. A Covid időszakában megfigyelhető volt, hogy azok a szállítók, akik low-code alapon előkészített, kész funkcionalitásokkal, alkalmazás blokkokkal, sémákkal rendelkező terméket kínáltak, komoly vetélytársai voltak a megnövekedett IT igények terén a hagyományos nagy szállítóknak. És ennek oka elsősorban a már említett időtényező volt: azok, akik testre szabott terméket akartak, jelentős átfutási időkkel kellett szembenézniük a hagyományos szoftverek esetében.
A szerző a témával kapcsolatosan ismerteti a CPS (Clarity Procurement System) beszerzés támogató szoftvert, az eszköz által nyújtott szolgálatásokat, illetve tapasztalataikat. Meglátásuk szerint a beszerzési területen vannak „sztenderdnek” tekinthető működési megoldások, de jelentős eltérések is megfigyelhetők a különböző szervezeteknél. Ezt figyelembe véve hozták létre a CPS-t, amely rendelkezik „gyárilag” előkészített folyamatokkal és funkcionalitással a beszerzések lebonyolításához, és egyúttal olyan low-code alapokkal, amelyek a gyors testreszabást, vagy akár a további építkezést is lehetővé teszik.
Tapasztalataik szerint egy ilyen eszköz az ügyfél alábbi problémáit oldja meg:
- megszűnnek a formanyomtatványok hiányos kitöltéséből fakadó iterációk, hatékonyabbá válik a folyamat,
- a beépített ellenőrzési funkcióknak köszönhetően minden szükséges csatolmány rendelkezésre áll a jóváhagyásokhoz,
- garantált a folyamatok szabályszerű lefutása,
- megszűnik az iratok utaztatása, nincs ebből eredő időveszteség,
- nyomon követhető, hogy hol tart a folyamat,
- gyorsan, egyszerűen rendelkezésre áll minden lényeges beszerzési információ a vezetői kontrollhoz, döntésekhez.
”
Forrás:
Így gyorsítjuk meg digitálisan a beszerzéseket; Clarity Consulting Kft.; 2023 (PDF)
Az ismertetés második része: Milyen előnyökkel jár a vezetők számára a beszerzési folyamatok digitalizálása?; eGov Hírlevél; 2023. szeptember 24.
One Comment