közigazgatási informatika

Egységes elektronikus iratkezelési rendszert vezettek be a közigazgatásban

Szerző: 2013. június 25.No Comments

„Június végén lezárul az „Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelés megvalósítása” című projekt, amelynek keretében egy korszerű, gazdaságos, a vonatkozó jogszabályi feltételeknek megfelelő, egységes, központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszert vezettek be nyolc minisztériumban, a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalában, valamint a Bethlen Gábor Alapkezelő Zrt-nél.

A projektet a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium irányításával a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala és a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. alkotta konzorcium valósította meg.

A kormányprogram egyik kiemelkedő célja a közigazgatás megújítása, azon belül olyan korszerű informatikai rendszerek kiépítése, melyekkel csökkenthető a papíralapú dokumentumkezelés (e-kormányzás, állami adatbázisok összeköttetése, adminisztrációs feladatok automatizálása).

A projekt egy olyan rendszer bevezetését tűzte ki célul, amely egységesíti a tagolt irat- és dokumentumkezelést a minisztériumokon belül és azok között, továbbá növeli az irat- és dokumentumkezelés hatékonyságát, és gyorsabb ügyintézést tesz lehetővé.

Az új rendszer elősegíti a minisztériumokon belül a digitális aláírás, valamint a digitálisan aláírt, eredeti formátumot (nem digitalizált) alkalmazó munkafolyamatok terjedését, kiterjeszti az irat- és dokumentumkezelés használatát az ügyintézői körre is, és elősegíti az érintett szervezeteknél a teljesen elektronikus, digitalizált kép alapú ügyintézés kialakulását. A rendszer használatával az egyes szervezeteknél elektronikusan egyszer már rögzített (iktatott, elektronikusan aláírt és / vagy digitalizált) iratok másik szervezethez történő átadásával és a releváns adatok újrarögzítése nélküli ügyintézésével megvalósul a minisztériumok között az informatikai rendszerek együttműködése.

Az egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer hozzájárul a közigazgatás belső erőforrásai felhasználásának és a költségek csökkentéséhez (irattárolási kapacitás, kézbesítési költségek és a postázási időigény csökkentése, papír-megtakarítás, üzemeltetési költségek mérséklése, az informatikai rendszerek minisztériumok közötti hatékonyabb együttműködése).

A projekt az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával 941.451.625 forint támogatásból valósult meg 2011. szeptember 1-jétől 2013. június 30-ig.”

„Az Új Széchenyi Terv keretében és az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával 941 millió forintból valósul meg a június végi határidőre az „Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer” elnevezésű közigazgatási projekt.
…A rendszer informatikai szállítója a hasonló dokumentumkezelési projektekben jártas SDA DMS Zrt. volt.

A projekt lezárulását bejelentő mai sajtótájékoztatón Fekete Gábor, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium e-közigazgatásért felelős helyettes államtitkára kiemelte, a kezdőlökést a legutóbbi kormányváltás után 2010-ben végrehajtott közigazgatási átszervezés adta. Az akkor összevont minisztériumokban nagy számú és egymástól eltérő dokumentumkezelési rendszert kellett összehangolni, akkor született meg az igény ezek egységesítésére. A kormányprogramban ennek nyomán már kiemelt szerepet kapott a közigazgatás megújítása, az e-kormányzás, az állami adatbázisok összeköttetése, az adminisztrációs feladatok automatizálása.

Szigetrendszerek helyett
A most átadott egységes megoldás léphet a korábbi szigetrendszerek helyébe. Az új rendszer elősegíti a minisztériumokon belül a digitális aláírás elterjedését is, illetve az elektronikus irat- és dokumentumkezelés szélesebb körű használatát, beleértve az ügyintézői kört is. A mostani bevezetés a közigazgatásban dolgozók közül több ezer ember munkáját érinti.

Fekete Gábor emlékeztetett rá, hogy a projekt további célja a hatékonyságjavítás és a gyorsabb ügyintézés. Az előbbinél az előzetes számítások szerint a rendszer teljes bevezetésével 20 százalékkal csökkenhet a papírfelhasználás. A minisztériumok közötti iratmozgásokhoz kapcsolódó postázás elektronikus útra terelése gyorsítja a folyamatokat és megtakarítja a kézbesítési költségeit. Az sem elhanyagolható, hogy az iratok és egyéb dokumentumok elektronikus tárolásával jelentősen csökkenhetnek ezek tárolási költségei is.”

Forrás:
Egységes elektronikus iratkezelési rendszert vezettek be a közigazgatásban; Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium; 2013. június 25.
Egységes és elektronikus iratkezelés a hazai közigazgatásban; Bitport.hu; 2013. június 25.
EKOP-3.1.2 – Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelés megvalósítása; Nemzeti Fejlesztési Ügynökség