gazdaságinformatika

Elektronikus számla – miért hal meg a gyakorlatban?

Szerző: 2013. november 11.No Comments

„Miért nem versenyképesek a magyar vállalkozók? Vegyünk egy egyszerű példát, a számlázást. A helyzet egy közismert anekdotával is jól leírható: megkérdezik a cigányzenekar prímását Yehudi Menuhin világhírű hegedűművész játékáról, mire fanyalogva csak annyit mond: „szép szép, de asztalnál meghal…” Így vannak a magyar cégek is az elektronikus számlázással: minden tekintetben szebb és jobb mint a számlatömbös, de a vállalkozói gyakorlatban mégis meghal. Miért?

Évek alatt cikkek százai születtek a neten, amik mind arra mutatnak rá, hogy mekkora pazarlás papírban és pénzben is a számlatömbök használata. Nem túlzó becslés, ha azt mondjuk, hogy milliárdokat buknak rajta a vállalkozások. Tömböt vesznek, kitöltik, postára adják, elővigyázatosságból eleve ajánlva. Vesznek hozzá tömböket nyilvántartó tömböket is. Elrakják széfbe. Igyekeznek sosem elrontani az áfa mértékét. Aki nem jártas ezen a területen, annak érdekességképpen: az ÁFA ugye 27 százalék, de amikor valahova „ÁFA-tartalmat” kell feltüntetni, akkor 21,26 százalék a helyes arány. (Ezért volt jobban kezelhető korábban a 25 százalékos áfa, de ez most mindegy…)

Szóval sok vesződség van a papíros számlával, mégsem merünk bízni a digitálisban. Hogy miért? Egészen egyszerűen azért, mert nem lehet megfogni! Mindenki attól fél, hogy ha e-mailben küldi el egy vevőnek, akkor az kitörli és nem fizet. Nem mintha egy papírt ne lehetne kidobni. Félnek attól is, hogy valami baj lesz a számítógéppel, és eltűnnek az adatok, vagy paranoiásan kell több tárat fenntartani (a „felhő” mint informatikai fogalom meg aztán különösen távol áll a magyar vállalkozótól). A vicces az, hogy nemcsak attól félünk, hogy el tud tűnni, hanem attól is, hogy elő tud kerülni! Például ha jön az adóhivatal, akkor könnyebb a preparált tömböt/kapcsos mappát elővenni. Gépen ez a trükközés nehezebben is megy, rossz mappát nyit az ember, kész a baj, bukó van!

Aztán ott vannak azok a büszke magyar vállalkozások, akik nem hisznek az e-mailben, feléjük e-számlát kibocsátani pláne nehézkes. (A digitális számlát persze ki is lehetne nyomtatni és így elküldeni a nehéz embereknek.) Ott van még persze az az akadály is, hogy az idő nyerésre játszó számlabefogadók rögtön megkritizálnak egy számlát, hogy el van írva a név, meg a dátum, meg ilyenek. Ezek ellen is jobb a kézi tömb, mert helyben kitöltve és átadva fel sem merülhet, hogy heteken át kifogásokkal dobálgassa vissza az illető.

Számlát kibocsátani Magyarországon csakis szigorú sorszámmal, különleges papíron, vagy ha virtuálisan áll elő egy számla, akkor digitális aláírással ellátva lehet. A számlatömb vásárlásakor felírják a boltban a cég adatait. Mindezt azzal a céllal, hogy ne lehessen kiállítani kamuszámlát. Befolyással bír mindez a számlagyárak és az ÁFA-csalók forgalmának alakulására? Csöppet sem. De remek móka, és nagyszerű büntetési indok a tisztességes vállalkozásokkal szemben! Sokáig például minden e-számla úttörőnek egyedi digitális aláírást kellett váltania pénzért, mígnem megtalálta az okos kiskaput egy e-számlás cég (a Billzone.eu), és felismerte, hogy elég ha a rendszer szolgáltatója rendelkezik egyedül digitális aláírással, és azt bocsátja minden egyes ügyfele rendelkezésére – szabályozott körülmények között. Azóta a piac többi szereplője is átállt erre, jó néhány honlapon kínálnak e-számla szolgáltatást, akár ingyen, havi díjért, vagy egyszeri belépési díjért.

Fontos azonban tudni, hogy az adott szolgáltató megbízható-e a tárolás tekintetében. Ugyanis egy pdf-ben (vagy más, hatóság által elfogadott file formában) átküldött, digitálisan legyártott számla kinyomtatott verzióját nem fogadja el az adóhatóság. Ezért szükség van arra, hogy le legyen mentve és digitálisan is alá legyen írva. Az e-számla szolgáltató tehát jó ha tud kínálni olyan, további szolgáltatásokat is – mint az archiválás, a kinnlevőségkezelés, vagy más automatizált forgalmi megoldások. Itthon egyelőre a nagy számlaforgalmat bonyolító multik szeretik ezt igazán, pedig egy néhány termékes webshop, vagy akár havi egy-két számlát kiállító cégnek is ugyanolyan hasznos lenne.

A számlaadáshoz és -forgalomhoz kapcsolódó már-már vallásos magyarországi szigor értelmetlenségével kapcsolatban az ember főleg akkor világosodik meg, ha szembesül a külföldi gyakorlattal. A világ legtöbb helyén valójában egyáltalán nem speciális dokumentum egy számla. Egy rendesen sorszámozott, excelben formázott file és annak kinyomtatott verziója is tökéletesen jó, ha megfelel a vonatkozó direktíváknak, például jól azonosíthatóan rendelkezik a kötelező elemekkel és a sorszámmal. Nem kell ahhoz feltétlen indigós papír meg digitális aláírás. Ráadásul, ha külföldről érkezik, akkor a magyar hatóságoknak is megfelel, hiszen például kínai import esetén ilyen formátumú számla bármikor megteszi a NAV vámügyeseinek, hogy ez alapján áfát számoljanak és azt előre behajtsák az importáló cégen. Bezzeg ha magyar cég ad ki ilyen formátumban számlát, az már aggályos! A számítógéppel készített számla – amennyiben nem rendelkezik megbízható ellenőrzési kapcsolattal – papíralapú számlának minősül, onnantól pedig felmerül a hitelességi kérdés. Ugyanakkor az elektronikus számlákat csak és kizárólag digitális módon lehet tárolni, hiszen azok csak az eredeti, elektronikus formában felelnek meg az adóhatóságnak.

Pedig egy számla nem a külsőségeitől lesz valós kötelem, hanem a tartalmától. Lehet bármilyen hiteles egy számla, mégis fals, ha nincs mögötte valós teljesítmény.Ettől függetlenül itthon túlbonyolítják a számlákkal kapcsolatos hivatalos elvárásokat. Van persze másik véglet, Brazília meg más Latin-Amerikai országok, ahol az adóbevételek maximalizálása végett minden számlázás digitális, és az adóhatósághoz is be van csatornázva, hogy valós időben győződhessenek meg a kapcsolódó adófizetési kötelezettség keletkezéséről. És még mi félünk az online pénztárgépektől, ugyebár…

Egy szó mint száz, a rendes elektronikus számla – tehát nem az ami géppel készül, de csak kinyomtatva érvényes, hanem ami gépen készül, csak gépben tárolva hiteles, de praktikus okokból bármikor ki is nyomtatható – sokkal kényelmesebb és olcsóbb mint azt a gyakorlatban megkeseredett vállalkozók általában gondolják Magyarországon. Ha az informatikai háttértől való félelmünket levetkőzzük, akkor hamar hozzá lehet szokni, és utána már az lesz a furcsa, ha néha-néha kézzel kell kiállítani egy-egy számlát valami „maradi” ügyfélnek.”

Forrás:
Elektronikus számla – miért hal meg a gyakorlatban?; Pénzkérdés; 2013. november 4.