gazdaságszakirodalom

Miért alakítanak ki cégek saját közösségi munkatereket (coworking spaces)?

Szerző: 2018. szeptember 30.október 26th, 2019No Comments

„A Harvard Business Review oldalán megjelent egyik elemzésben a szerzők arra a kérdésre keresik a választ, hogy miért hoznak létre megállapodott vállalatok is olyan, közösségi munkavégzést szolgáló tereket, amelyeket eredendően szabadúszók együttműködésére találtak ki. A bevezetésként említett példában a francia távközlési szolgáltató, az Orange ezt az új működési formát – a „coworking” továbbgondolásával – „corpoworking” néven említi, kifejezve azt a lényeges vonását, hogy a munkatársak vállalaton kívüli emberekkel dolgozhatnak együtt és tanulhatnak tőlük. A közösen használt munkaterek emelkedő trendjét mutatja, hogy mintegy 19 ezer hasonló kezdeményezésről tudunk világszerte. A tapasztalatok szerint sikeres a működésük: jobb és gyorsabb munkavégzést tesznek lehetővé, nagyobb elégedettséggel és elkötelezettséggel. A legtöbb ilyen közösségi munkatér a távközlési és informatikai szektorban bukkant fel, de más ágazatoknak is hasznára válhat, legyen szó akár autógyárakról vagy biztosító társaságokról. Az elemzésben említett, közösségi munkatereket biztosító WeWork ügyfélköre az elmúlt egy év alatt 370%-kal nőtt – ezeknek mintegy a negyede vállalati érdekeltség, köztük olyan élenjáró óriásokkal is, mint az IBM, az UBS vagy a Facebook.

A szerzők a közösségi munkatereknek két alaptípusát azonosították. A „nyitott házak” olyan formát jelentenek, amelyekben a cégek közösségi szinten elérhető kényelmi szolgáltatásokat biztosítanak – egyesítve a munkaterek, a kávézók, az alkotóközösségek és a gyártóműhelyek (fab labs) jellemzőit, gyakran a vállalat márkaépítésének részeként. Fő céljuk, hogy megnyerjék a cégen kívüli helyi tervezőket, és tanulhassanak tőlük. Egy másik típust jelent a „kemping” – ezek cégen belüliek, meghívásos alapon működnek, és céljuk, hogy olyanoknak is lehetővé tegyék a közös munkát, akiknek a vállalati hierarchia és a szervezeti rendből fakadó korlátok miatt erre nem volna lehetőségük. Ezek ideiglenes szerveződések, jellemzően egy-egy konkrét cél elérése érdekében. Tapasztalatok szerint ebben a formában gyakran egy hét alatt megvalósulhatnak olyan projektek, amelyek amúgy több hónaposak lennének.

A vállalati közösségi munkaterek célja jellemzően három nagy csoportba sorolhatók: átalakítás, innováció és a jövő biztosítása. Az átalakítás során ezek a kezdeményezések mintegy „trójai falóként” viselkedhetnek, szétfeszítve a hagyományos szervezeti kereteket, teret adva az újszerű megoldásoknak. Az innovációs célok elérése érdekében különböző érdekelteket és érintetteket vonnak be konkrét feladatok megoldására, jól felszerelve speciális eszközökkel és módszertanokkal. A jövő-biztosítást szolgáló kezdeményezések nyitott végűek, céljuk új ötletek és kapcsolatok generálása.

A közösségi munkaterek igénybe vevői széles skálán mozognak rang, szerepkör és szervezeti kötődés szerint. Jellemzően csak pár hónapig vannak jelen, majd átadják helyüket más szereplőknek. Ez a forgóajtó-szerű működés a friss meglátások és a szakértelem folyamatos áramlását teszi lehetővé. A sikeres működés érdekében alkalmazottak, start up vállalkozások, egyéni vállalkozók, szabadúszók, kutatók és akár tudósok is együttműködhetnek, a munkatér típusának függvényében. Míg a „nyitott házak” szinte mindenki számára elérhetőek, a „kempingek” körültekintő átvilágítás után válogatja résztvevőit. A válogatás szempontjai közül kiemelkedő jelentősége van a kulturális illeszkedés képességének, ami a kezdeményezőkészségben, nyitottságban, bátorságban, bizalomban és egyfajta családias légkör megteremtésében nyilvánul meg.

A sikerben a közösségi vezetőknek kulcsszerepe van. De hasonlóan fontos a terek fizikai kialakítása is, amiben például fontos jellemző a rögzítettség kerülése – a táblák, a bútorok, de még a falak is elmozdíthatók, átalakíthatók. Fontos, hogy a közösségi munkaterek elrendezésüknél fogva is lehetővé tegyék a véletlenszerű találkozásokat és felfedezéseket, a folyamatos lehetőséget a társalgásra, tudásmegosztásra, együttműködésre.

A kutatás során nehézséget jelent, hogy nehéz mérni a közösségi munkaterek hasznosságát, így a megtérülési mutatóikat is. Az elemzők jobb híján kombinált mérőszámokkal vagy olyan puha értékelésekkel dolgoznak, mint az elégedettségi vagy elkötelezettségi mutatók. De el is halaszthatják a mérhetőség kérdésének megválaszolását a jövőbe, amikor már várhatóan esettanulmányok sokasága áll majd rendelkezésre.

Végül a szerzők három nagy alapelvet emelnek ki a vállalati közösségi munkaterek előnyeinek kiaknázása érdekében. Az első a célok tisztázása mindjárt a folyamat elején, a második a közösségi vezetők kulcsszerepe. Harmadikként említik azt, hogy ne legyen „túlgondolt” a tervezés – a résztvevőket fel kell hatalmazni arra, hogy maguk alakíthassák a teret, keresztülvágva a szokott bürokratikus akadályokat.”

Forrás:
Why Companies Are Creating Their Own Coworking Spaces; Gabor Nagy, Greg Lindsay; Harvard Business Review; 2018. szeptember 24.