„Hamarosan még gyorsabbá válik az ügyintézést a kormányhivatalokban, folyamatban lévő ügyeinkről pedig naprakész információt kaphatunk, ha megvalósul az új egységes irat- és folyamatkezelő rendszer. Sőt, az otthonról elindítható ügyintézésre sem kell már sokat várnunk – tudtuk meg Zöld-Nagy Viktória helyettes államtitkártól a „EKEIDR Egységes irat- és folyamatkezelő rendszer területi közigazgatásra történő kiterjesztése” című október 26-i projektnyitó rendezvény után.
Célunk, hogy a közigazgatásban 2011 óta folyó intézményi átalakítás mögé informatikai konszolidáció kerüljön, azaz informatikai tekintetben is legyen egységes a kormányhivatalok működése – szögezte le Zöld-Nagy Viktória területi közigazgatás fejlesztéséért felelős helyettes államtitkár a KÖFOP-1.0.0- VEKOP-15-2016-00032-es kódszámú projekt nyitórendezvényén. A különböző szakrendszerek összekapcsolása pedig jelentősen segíti majd az ügyintézők munkáját – tette hozzá.
A projekt magvalósulása után a teljes közigazgatási rendszerben egységes iratkezelői rendszer fog működni. Mint azt a szakember elmondta, így minden olyan ügyirat, amely beérkezik a kormányhivatalok bármely egységéhez, egy nagy egységesítő programba fog bekerülni. Ennek segítségével az ügyben érintett munkatársak könnyűszerrel nyomon tudják majd követni az iratok mozgását, a vezetők számára pedig átláthatóbbá válik a szervet működése és az ügyintézők leterheltsége is, miközben így kizárhatóvá válnak az esetleges párhuzamos ügymenetek is.
Rámutatott: jelenleg működnek olyan szakrendszerek, amelyek saját iratkezelési rendszert működtetnek, az ide bekerült iratok csak számukra jeleníthetők meg. Az új technológia bevezetésével azonban ezek kiváltása vagy összekapcsolása is meg fog történni. Az így nyomon követhetővé váló információk segítséget jelenthetnek majd a további fejlesztésekhez és bürokráciacsökkentéshez is, de ezáltal a kormányhivatalok közötti iratátadás is meg fog tudni valósulni.Az államtitkár felvázolta, hogy az átalakulás bizonyos gyakori, „sablonos” ügyek intézését is jelentősen felgyorsítja majd, ezáltal a döntések egységesebbé válhatnak. Az ügyfelek számára ez mindenképpen gyorsabb ügyintézést jelent majd, illetve pontos információkhoz juthatnak ügyük menetéről is – hangsúlyozta.
A megvalósítás három fázisban történik meg. Idén november végéig az egységes iratkezelői rendszert valamennyi kormányhivatalba bevezetik, és tesztüzemben fogják működtetni december folyamán. Élesben januártól elsejétől fogják elindítani, majd 2017 folyamán elindítják a különböző munkafolyamat-kezelő program sablonokat.
Az összesen 52 milliárd forintos európai uniós forrásból megvalósuló projektcsomagnak a tervek szerint 2018 tavaszára kell elkészülnie
– mondta el Zöld-Nagy Viktória.A hivatalok dolgozói számára az új program kihívást fog jelenteni, hiszen ez egy teljesen új iratkezelői rendszer lesz, igaz, hogy például a közlekedési ágazatban már használták – közölte a szakember. Mint mondta: „a jól megszokott régi után valószínűsíthetően lesz egy kezdeti idegenkedés a kollégák részéről, ezért a program sikere nagyban függ attól, hogy előzetes oktatással mennyire sikerül felkészíteni munkatársainkat a rendszer helyes használatra.”
A projekt a Közigazgatás- és Közszolgáltatás-fejlesztés Operatív Program (KÖFOP) keretében az 1. prioritás „Adminisztratív terhek csökkentéseként” valósul meg, a projektgazdája pedig Budapest Főváros Kormányhivatala.
Az államtitkár arról is beszélt, hogy az állampolgárok otthonról történő ügyintézését más projektek is támogatják. Folyamatban van például az intelligens kormányhivatali űrlap- és munkafolyamat kezelő rendszer bevezetése is, amely összekapcsolódva az ügyiratkezelési redszerrel már lehetőséget fog adni arra, hogy otthonról elküldött kérelmünk bekerüljön egy olyan rendszerbe, amelynek többsége automatizmusként fog működni. „Ott fog majd belépni az ügyintéző, ahol szakértelemre vagy mérlegelési jogkörben hozott döntésre van szükség.””
Forrás:
Jelentősen felpörög a közigazgatás; OrientPress; 2016. november 1.
Lásd még: KÖFOP-1.0.0-VEKOP-15 – Az adminisztratív terhek csökkentése; Széchenyi 2020
