„Az információs társadalom kiépülésével egyre sürgetőbb feladat a digitális adatok kezelése, tárolása, mindezek pedig modern, szolgáltató levéltárakat kívánnak meg szerte a világon, így hazánkban is. A téma aktualitását mi sem jelzi jobban, hogy az elektronikus közigazgatás és az elektronikus levéltárak kérdéskörnek szentelte idei vándorgyűlését a Magyar Levéltárosok Egyesülete 2011. június 18–20-án Szegeden.
A tanácskozás első napján az ágazatot érintő legfontosabb fejlesztéseket Fekete Gábor, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (KIM) e-közigazgatásért felelős helyettes államtitkára és Mikó Zsuzsanna, a Magyar Országos Levéltár főigazgatója ismertette. Az e-levéltár projekt részletes hazai állapotfelmérése, kitekintéssel a külföldi megoldásokra a második nap előadóira várt. Kiss Gergely, a KIM e-közigazgatásért felelős főosztályvezetője az elektronikus ügyintézés új szabályairól, új fogalmairól tájékoztatta a hallgatóságot. Az ún. összerendelési nyilvántartási koncepcióról elmondta, hogy azzal az egyes adatbázisok összekapcsolását teremtik meg, s így az ügyfél egységes, egyszerűbb megoldással találkozik, és ugyancsak a használhatóságot fogja segíteni a kormányzati elektronikus aláírás. Az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatások között kitért a különböző hitelesítési feladatokra (iratérvényesség, e-aláírás), és az Elektronikus Ügyintézési Felügyeletre, amely új hatóságként fogja biztosítani a központi szolgáltatások magasabb színvonalát. A kapcsolódó EKOP és ÁROP programok áttekintése után a főosztályvezető annak a reményének adott hangot, hogy az e-közigazgatás megújításával olyan rendszer jön létre, amely a levéltárak érdekeit is szolgálni fogja.
Külföldi vendégelőadóként először Kuldar Aas, az Észt Nemzeti Levéltár Digitális Archívumának igazgató-helyettese osztotta meg tapasztalatait a magyar levéltárosokkal. Észtországban 20 fős személyzet foglalkozik a digitalizálással, ők látják el a nemzeti levéltár és az összes kormányhivatal kiszolgálását. Beszámolt arról, hogy az egyre nagyobb kihívások ellenére, értve ezen a hatalmas kormányzati információs hullámot, az adatok biztonságos tárolásának nehézségeit és az ügyfélkapu iránt fokozatosan növekvő állampolgári igényeket, a szféra alulfinanszírozott. Ugyanakkor az utóbbi 5 év legfontosabb változásaként jelölte meg a levéltárosok magasabb színvonalú informatikai felkészültségét, és azt a szemléletváltozást, ahogy ma már nem egyszerűen kérelemre történő irat-előkészítésről szól a levéltári munka, hanem az ügyfél „tanításáról” is, aki az informatikai szoftverek használatának elsajátítását követően önállóvá válik. Kuldar Aas kiemelte a digitális iratok feldolgozásának bonyolultságát, a több lépcsős informatikai ellenőrzést igénylő minőség-ellenőrzési feladatok fontosságát. Az adatbefogadás felgyorsítása miatt az észt intézmény egy archiválási modult biztosít partnereinek, megkönnyítve az irat leírását.
Berthold Konrath, az Osztrák Állami Levéltár digitalizált tartalmakért felelős részlegének vezetője előadta, hogy az ELAK (Elektronischer Akt) 2004 óta elterjedt iratkezelő szoftver Ausztriában, ami mint központi szolgáltatás áll rendelkezésére a hivataloknak, elősegítve a „papírmentes irodát”. Az elektronikus iratkezelés további eleme az EDIKAT II (Electronic Data Interchange Format) adatcsere formátum, amellyel a különböző iratkezelők tudják egymásnak átadni digitális dokumentumaikat, végül az iratértékelést az EAD (Encoded Archival Description) sémával végzik. Az adatmegőrzés kérdésében létező két eltérő európai megközelítés, azaz az eredeti megőrzésén alapuló emulációs, illetve az állományok újabb formátumban való konvertálását jelentő migrációs megoldás közül nyugati szomszédunk az utóbbi mellett tette le a voksát. Berthold Konrathot egy honfitársa azzal egészítette ki, hogy ez az e-levéltári mechanizmus egyelőre csak szövetségi szinten működik, és még nem születtek meg azok a politikai döntések, amelyek lehetővé tennék a kilenc tartományi levéltár számára a rendszer átvételét.
A külföldi vendégek előadásait követően a hazai E-Levéltár konzorcium három tagja adott számot a 2009 óta futó projektről. A Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. részéről Tóth Péter kihangsúlyozta, hogy a központi nyilvántartó és archiválási háttér létrehozására és a meglévő infrastruktúra fejlesztésére irányuló törekvések csak abban az esetben lehetnek valóban sikeresek, ha a levéltárak nyitottakká válnak a változásra, és általánossá válik az állami szolgáltató szemlélet. Az elengedhetetlen tanulási folyamat bizonyítéka volt, hogy ők maguk is – az alkalmas magyar szoftver-referenciák híján – külföldi példákat vettek igénybe. A projektvezető rövidtávú terveik között ismertette a céldátumot, eszerint 2013. február 28-án éles üzembe kerül a magyar elektronikus levéltári rendszer, és abban egy év alatt 100.000 elhelyezett iratra számítanak. Kenyeres István, Budapest Főváros Levéltárának főigazgató-helyettese legfontosabb feladatok sorában említette a szakmai anyagok kidolgozását, azon belül a levéltári információs rendszerrel (Archival Information System) szemben támasztott követelmények meghatározását, valamint az adatvagyon felmérését. A 2011–2012-es év mintegy 311 millió forintos eszközbeszerzéseinek eredményeképp kialakították a géptermet, nagy teljesítményű, csúcstechnikát képviselő A/1, A/2-es Zeutschel könyvszkennerekkel, és egy, percenként 600 kép rögzítésére alkalmas mikrofilm szkennerrel is rendelkeznek, valamint folyamatban van a tároló- és mentési kapacitás megteremtése. A programon több mint 20 fő, három munkacsoportban (adatbázis, digitalizált állományok, módszertani) dolgozik. A Magyar Országos Levéltár képviseletében Szatucsek Zoltán megbízott főigazgató-helyettes az interneten már elérhető projekt oldalt mutatta be. Az eleveltar.gov.hu három célcsoportot szólít meg. A kutatók munkáját jelenleg öt adatbázis segíti (pl. külügyminisztériumi repertóriumok, anyakönyvek), ezeknek egy olyan keretrendszert hoztak létre, amely képes lesz befogadni a megyei levéltárak adatbázisait is. Másik kutatási segédletben, az online dokumentum gyűjteményben most még csak az egykori állampárt Agitációs és Propaganda Bizottságának iratai érhetők el, de a jövőben a szolgáltatás bővülni fog, csakúgy mint a 2010-ben tragikus hirtelenséggel elhunyt angol társadalomtörténészről, Mark Pittawayről elnevezett oral-history archívum. Az irattárosok az internetes oldalon tájékozódhatnak az iratkezelés nemzetközi szabványairól és a téma szakirodalmáról, ugyanezt megtehetik saját szakterületük esetében a levéltárosok, akik számára egy adatfeltöltő felület is rendelkezésre áll. Végül az előadó röviden érintette a márciusban nemzetközi együttműködés eredményeként elstartolt európai levéltári portált (APEX – Archives Portal Europe network of eXcellence’), amelyben a Magyar Országos Levéltár képviseli hazánkat.
A magyar e-levéltár jelenlegi helyzetének és fejlesztési lehetőségeinek részletesebb megvitatására, a közvetlen tapasztalatcserére a harmadik napon összehívott informatikai szekcióülés adott lehetőséget.”
Forrás:
E-levéltár itthon és a határon túl, Müller Rolf, Infotér.eu, 2012. június 22.
