„A minisztériumoknál és egyéb közigazgatási szerveknél a legnagyobb hiba általában az, hogy a működésnél nem a tartalmat, hanem a formát teszik első helyre. A hatékony működés alapfeltétele pedig épp ennek a fordítottja – hívta fel a figyelmet a Rádió Orienten Sümegi Endre, az Európai Minőségügyi Szervezet Magyarországi Bizottságának titkára.
Ahogy a vállalatok, úgy a közigazgatási intézmények megfelelő működésének is alapfeltétele a minőségbiztosítási rendszerek működtetése, amelyek segítségével kiszűrhetők, ha a munkatársak adottságai nagyobb eredmények elérését teszik lehetővé. „Ennek mérésére nagyon jó az EFQM struktúrán alapuló rendszer, amely a szubjektív elemeket csökkentve objektívan képes a munkatársak által kitöltött kérdőívek alapján a cég működésének kiértékelésére” – mondta Sümegi Endre.
Az önértékelési rendszer alapjául szolgáló kérdőívet interneten keresztül mindenki otthon, a munkahelyi környezettől távol és így befolyásolástól mentesen töltheti ki. „Ehhez az adott szervezet sajátosságainak megfelelően kialakítottuk a tevékenységekhez illeszkedő indikátorokat. A struktúra 9 kritériumból és 28 alkritériumból áll, amelyek mindegyikénél végzünk short analízist, így elkerülhetők a félreértések” – mondta a szakértő. Mint felhívta rá a figyelmet, gyakori ugyanis, hogy a kitöltök nem az adott kérdésre válaszolnak, mert azt másképpen vagy a cég más szakterületére értelmezik. Ennek keretében a munkatársaknak mindig ki kell fejteniük az adott témakör erősségeit és gyengeségeit, a fejlesztendő területeket és mindezt indokolniuk is kell.
Mindemellett fontos, hogy az adott intézmény sajátosságaira szabott kérdőív struktúra az egyes kritériumokat azok súlyának megfelelően értékelje. Mint arra Sümegi Endre rámutatott, a CAF rendszerrel ellentétben az EFQM modellben minden kritériumnak saját súlyrendszere van, így az önértékelést több szempontból is össze lehet hasonlítani.
Az együtt gondolkodásra, a másik véleményére és így a szervezet működésének hatékonyságára szolgál a 635-ös módszer. A rendszer lényegét annak neve is magában foglalja: „hat embernek kell részt vennie benne, akiknek három témakörre kell javaslatot tenniük, amelyek mindegyikének kidolgozására öt percet lehet szánni. Ezt követően a kérdőívet tovább adjuk, így mindenki továbbfejlesztheti a másik gondolatmenetét, ezzel hatékonyabb eredményeket lehet elérni” – mondta Sümegi Endre.
Nem túl bonyolult, így egy nap alatt el lehet sajátítani az ad Astra minőségértékelési rendszer lényegét is. „Az értékelés szempontjából maga a konszenzus megteremtése a legfontosabb” – véli a szakértő, hozzátéve, hogy amikor a kitöltő személy egy másik ember véleményével találkozik, akkor egyszerre lesz feszültebb, de ugyanakkor hatékonyabb az önértékelés, hiszen a rejtett konfliktusok másképpen nem kerülnének felszínre.
Sümegi Endre szerint az intézmények megfelelő működéséhez elengedhetetlen, hogy az értékelést évente megismételjék. Mint mondta, a program úgy van elkészítve, hogy az öt csillagos besorolást senki nem tudja manipulálni. Kiemelte: bármely szakterületről legyen is szó, a legfontosabb a tartalom elsődlegessége a formával szemben. Mint mondta, a minisztériumoknál és egyéb közigazgatási szerveknél általában ennek fordítottját látja. Hozzátette: az évenkénti minőségértékelési rendszerek hatósági ellenőrzéseket tudnak kiváltani, hiszen ezek során kiderül, ha valaki nem végezte el a rá bízott feladatot.”
Forrás:
„A tartalom elsődlegessége a formával szemben” – minőségbiztosítás a közigazgatásban; OrientPress; 2015. július 27.
