Út az agilis kormányzás felé – hajtóerő a sikerhez szükséges változásokhoz

„Az IBM kormányzati-közigazgatási ügyekkel foglalkozó kutatóközpontja (IBM Center for the Business of Government – CBG) oldalán megjelent elemzés az agilis kormányzásra való törekvések eredetét és főbb jellemzőit tekinti át, az elméleti keret felvázolásával és esettanulmányok bemutatásával (The Road to Agile Government: Driving Change to Achieve Success). Mint a szerző – aki az amerikai Nemzeti Közigazgatási Akadémia (National Academy of Public Administration) kutatója és az IBM CBG  vendégkutatója – előre bocsátja, a jelentés célja, hogy az agilis szoftverfejlesztés területén szerzett tapasztalatokból levonható tanulságokra alapozva kiterjesszék az agilis megközelítés hatókörét a kulcsfontosságú kormányzati funkciókra és küldetési területekre. Kitér az Akadémia és a CBG által 2019. novemberében közösen létrehozott Agilis Közigazgatási Központ (Agile Government Center – AGC) szerepére, amelynek célja az agilis gyakorlat terjedésének elősegítése az állami hivatalok, kormányzati ügynökségek körében, aminek érdekében széles koalíciót hozott létre az érdekelt kormányzati-közigazgatási kulcsszereplők, az ipar, a tudományos élet és nonproft szervezetek között. Ez lett az Agilis Kormányzati Hálózat (Agile Government Network), ami a közigazgatás működésének javítása érdekében agilis alapelvek sorát dolgozta ki, eljuttatva ezeket – agilis kormányzati esettanulmányokkal együtt – közigazgatási vezetőkhöz, a vezetés minden szintjén. A jelentés számba veszi és értékeli, hogy ezek az alapelvek hogyan tudták javítani a közigazgatás eredményességét és a közintézményekbe vetett bizalmat, valamint ajánlásokat fogalmaz meg a vezetők számára az előrelépés érdekében.

Az agilis megközelítés – ami korunk nagy társadalmi kérdései és olyan globális kihívások megválaszolása során került előtérbe, mint a klímaváltozás – indokoltságát a COVID-19 járványra adandó gyors és hatékony válasz szükségessége tovább erősítette. De mit is jelent az agilis megközelítés?

Az agilis kormányzás a 2001-ben megjelent „Agilis kiáltvány”-ból eredeztethető, ami a szoftverfejlesztés gyakorlatát hivatott javítani hasznosabb termékek piacra dobása érdekében, a fogyasztók szükségleteire fókuszálva. Az agilis szoftverfejlesztés meggyőző eredményeket hozott, aminek köszönhetően a vállalatok elkezdték szélesebb körben használni az agilis technikákat nagyobb programok megvalósítására, vagy akár egész szervezetük irányítására. A következő lépésben az agilitás megjelent a kormányzati-közigazgatási térben is, hasonló elveket követve. Az AGC az agilis kormányzatot a következőképpen definiálta:

Az agilis kormányzat küldetés-centrikus, ügyfélközpontú, kommunikációra és együttműködésre képes, és folyamatosan értéket teremt az ügyfelek és a közösség javára. Az agilis kormányzat koncepciójának része a nyilvánosság és az ügyfelek részvétele olyan kis munkacsoportokban, amelyek kellő felhatalmazással bírnak a vezetés részéről gyors akciók kivitelezésére, időben megvalósított és átlátható eredményekkel.

A definíció mentén az AGC tíz alapelvet dolgozott ki az agilis kormányzásra, amelyek a visszajelzések alapján tovább fejlődtek. Az alapelvek a kormányzás mindhárom nagy területének (szakpolitikai eszközök, szabályozás, végrehajtás) fejlesztésére alkalmazhatók.

A Világgazdasági Fórum (WEF) az agilis kormányzást robosztusnak, alkalmazkodónak és válaszadásra képesnek írja le, amely az agilis szoftverfejlesztéshez hasonlóan úgy teszi lehetővé gyors eredmények elérését, hogy az találkozzon az ügyfelek igényeivel. Ennek során a következőket fontos szem előtt tartani: az eredmények fontosabbak a szabályoknál; a változásokra adott válasz tervszerű legyen; a részvétel fontosabb, mint az irányítás és ellenőrzés; az önszerveződés előrébb való, mint a centralizáció.

Napjainkban a kormányzatoknak számos kényszerítő oka van az agilis kormányzásra való áttérésre:

• Összehozni válság idején a szervezet vagy hálózat minden részét az előrelépés érdekében.
• Segíteni a közbizalom erősítését javuló eredményekkel, növelve az ügyfelek elégedettségét.
• Egyszerűbbé és hatékonyabbá tenni a közigazgatást.

Visszatérve az AGC tíz alapelvére, amelyek a kormányzást gyorsabbá, rugalmasabbá és színvonalasabbá teszik, ezek az alapelvek a következők:

• Küldetés – világosan kifejtett, széles körben elfogadott, és az egész szervezet lézer-pontossággal fókuszál rá a teljesítés érdekében.
• Sikermutatók – széles körben elfogadott mérőszámok, az eredményekre fókuszálva, bizonyítékokra alapozva, könnyen nyomonkövethető módon.
• Ügyfélközpontú magatartás – az ügyfelek az agilis programok tervezésén és végrehajtásán dolgozó, folyamatos iterációkkal és visszajelzés-alapú fejlesztéssel működő munkacsoportok részét alkotják.
• Külső hálózatok – amelyek fontos összetevői az ügyfelek és a nyilvánosság bevonásának.
• Gyorsaság – ami alapvető fontosságú a minőségi termékek előállítása, a szabályozási konzisztencia és a kockázat-menedzsment tiszta fókusza érdekében.
• Kereszt-funkcionális munkacsoportok – megfelelő felhatalmazással, magasan képzett és sokszínű tagokkal.
• Innováció – amit jutalmazni kell, a problémamegoldást akadályozó szabályok megváltoztatása mellett.
• Kitartás – ami szükséges a folyamatos kísérletezéshez, értékeléshez és fejlesztéshez, annak érdekében, hogy a sikerekből és kudarcokból egyaránt tanulni lehessen.
• Bizonyíték-alapú megoldások – megbízható bizonyítékok szükségesek a tervezés és végrehajtás megalapozásához, valamint a program-opciók közötti választáshoz.
• Szervezeti vezetők – akik eltávolítják az útakadályokat, összegzik és vállalják a kockázatokat, felhatalmazzák a munkacsoportokat a döntéshozatalra, elszámoltatható módon, és jutalmazzák a jó megoldásokat.

A jelentés ajánlásokat is megfogalmaz a kormányzati szereplők, vezetők és más érdekeltek számára:

• Elemezd a szervezetet az erősségek és gyengeségek meghatározásához, majd használd az elemzést útmutatóul az agilis alapelvek alkalmazásához! Első lépésként fontos megérteni a szervezetben rendelkezésre álló képességeket, és azt, hogy hogyan lehet a legjobban kiaknázni azokat a küldetés céljainak elérésében. Az elemzéshez széleskörű eszköztár áll rendelkezésre.
• Hozzál létre „égő tengeri olajfúrótornyot” a változások iránti hajtóerő megteremtése érdekében! Az agilitás jelentős változást igényel a szervezetbeli gondolkodásmód és kultúra tekintetében, mert nem lehet azt idejétmúlt szervezeti megoldásokkal és a bevett irányítási-ellenőrzési gyakorlattal megvalósítani. A változás érdekében a sürgető szükség érzetét kell létrehozni vagy erősíteni, amit az égő olajfúrótorony jelképez, ami kikényszeríti a rutintól elszakadó, gyors válaszokat a probléma megoldására.
• Az agilitást a kormányzás minden szintjén vedd figyelembe! A projektetek, programok és vállalkozások, valamint a kormányzat és közigazgatás egésze szintjén.
• Elemezd az eredményeket jól megalapozott mérőszámok mentén, és használj bizonyítékokat a döntéshozatalhoz! A közvélemény folyamatos és jól dokumentált, áttekinthető tájékoztatása megerősíti a külső támogatottságot, erősíti a közbizalmat.

A szerző végül összegzésképpen megállapítja: az agilitás alapelveinek alkalmazása javítja a programok eredményességét, jobb szakpolitikákat és szabályozást eredményez, valamint erősíti a közbizalmat a kormányzat és a közigazgatás felé. A COVID-19 gyors és agilis választ váltott ki a kormányzatok részéről – az AGC ezeket dokumentálni és értékelni fogja. Úgyszintén azokat az eseteket, amelyeknék a digitális átalakulás nem csak rendszerfejlesztést jelent, hanem a szervezeti hatékonyságban és a programok végrehajtásában is változást hoz.”

Forrás:
The Road to AGILE GOVERNMENT: Driving Change to Achieve Success; G. Edward DeSeve; IBM Center for The Business of Government; 2020. november 10.
Szerkesztői kiegészítés:
Create a burning platform; The Management Centre (UK)